넥센타이어 "ECM으로 협업 길 텄다"

“파일 서버를 사용했을 당시에는 문서를 적극적으로 등록하지 않고 직원 간 문서 공유도 적었다. 이는 곧 협업의 단절, 소통의 단절 그리고 크게는 업무 단절까지 이르는 등 프로세스 관리에 어려움이 많았다. 문서중앙화(ECM)는 협업의 길을 터줬다.”

넥센타이어 ECM 사업 담당 최찬도 차장은 회사에 구축한 지식관리시스템 ‘넥스’의 효과에 대해 이같이 밝혔다.

넥센타이어는 2016년 사이버다임 문서중앙화 솔루션 ‘데스티니 ECM:V’을 도입, 전사 지식 콘텐츠를 보다 효과적으로 관리하고 활용할 수 있는 지식관리시스템을 구축했다. 사내 공모를 거쳐 ‘넥스(KNEX, Knowledge NEXEN Next Century)로 명명됐으며, 그룹웨어 결재문서는 물론 넥센타이어에서 발생하는 업무, 연구 자료와 같은 모든 정보성 데이터를 통합하여 체계적으로 관리하고 통합 검색 엔진을 연동, 원하는 자료를 신속하게 찾아 활용할 수 있는 지식 컨텐츠 라이브러리 역할을 할 수 있도록 했다.

넥센타이어는 지난 1942년 흥아고무공업로 설립돼 약 70년 넘게 쌓아온 노하우와 기술력, 그리고 국내외 생산공장의 제조 경쟁력 가진 자동차용 타이어 생산 기업이다. 현재 국내와 중국에 3개의 공장을 가동하고 있으며, 국내 중앙연구소를 중심으로 미국, 중국, 독일, 체코에 글로벌 R&D 네트워크를 구축, 다변화하는 시장에 발 빠르게 대응하여 우수한 성능의 제품을 개발하고 있다.

넥센타이어는 오랜 기간 동안 축적된 정보성 데이터, 핵심 연구 자료 등 산출물들에 대한 체계적 관리 방안이 없었다. 이는 비효율적인 회의, 보고 문화 협업 프로세스 부재 등의 문제를 초래했다. 사내 직원들 사이에서 비효율적 업무 환경을 개선해야 한다는 목소리가 나왔으며, 기업의 핵심 과제로 부각됐다.

넥센타이어가 ECM 도입 이전 사용하던 시스템은 파일 서버로 조회, 유통, 삭제 등 문서 이력 관리가 어려웠으며, 문서의 유실, 누락 문제가 비일비재하게 발생했다. 파일 서버는 단순히 문서 저장 기능만 제공하기 때문에, 이미 작성된 노하우 문서에 대한 검색 및 조회가 제한적이었다. 개인 판단에 의해 문서를 선별적으로 업로드하다 보니 생산되는 산출물들이 투명하게 관리되지 않는 등 전사 문서 관리에 어려움이 발생했다. 사업이 점차 글로벌화 될수록 해외 사업장들과 협업 체계 부재로 인한 문제가 더욱 심각해졌다.

넥센타이어 최찬도 차장은 “축적되는 정보 데이터를 통합 저장해 체계적으로 분류하고 문서 라이프 사이클 관리와 지식 재활용을 통해 업무 시간 단축 및 생산성 향상을 목적으로 ECM 도입을 고려하게 됐다”고 설명했다 .

넥센타이어 ‘넥스’의 특징은 단순 콘텐츠 관리를 넘어 편리한 협업과 공유, 그리고 체계적인 지식 관리를 지원하여 지식 재활용을 활성화시켰다는 점이다. 여타 ECM들과 달리, 관리자 측면의 편의성만 높이는 것이 아닌 현업 사용자의 업무 수행에 유용한 ECM기능을 제공, 넥센타이어만의 기업 경쟁력 강화에 일조하는 시스템의 역할을 하고 있다.

넥센타이어는 ‘넥스’가 제공하는 다차원 분류체계를 활용해 산발적으로 관리되던 문서들의 우선 분류 기준을 선정, 부서 별로 공통된 분류 체계를 적용하여 관리하기로 했다. 문서 URL을 통한 유통, 외부 전달을 위한 승인프로세스 등 사내/외 문서 유통 프로세스 수립 및 협업 공간을 제공하여 타 부서에게 일일이 요청하지 않아도 권한에 따라 얼마든지 타 부서 문서를 조회하거나 개인의 업무 현황을 확인할 수 있게 됐다.

이러한 자유로운 자료 조회 환경은 곧 커뮤니케이션이나 협업 공간 부재 문제를 해소했다. 검색 기능을 강화해 검색어에 따른 전문가 검색, 연관검색 및 본문 내용 검색을 지원하고 외부 논문 사이트의 검색 연계로 더 많은 지식 정보를 편리하게 찾아 활용하는 등 지식 재활용 방안들도 제공받게 됐다.

ICT 운영팀은 새롭게 도입된 지식 콘텐츠 관리 프로세스와 시스템이 더욱 성공적으로 정착하도록 변화 관리도 함께 진행했다. ‘문서는 공유되고 활용돼야 하는 회사의 재산’이라는 인식이 임직원들 사이에 자리 잡았고, 현재 임직원들의 긍정적 반응과 적극적 참여 속에 넥스를 통한 회의-협업 분위기가 조성됐다.

특히 기성품(RE) 부서간 회의 모습이 많이 달라졌다. ‘넥스’와 화상 회의 시스템을 함께 사용, 회의 중 필요한 여러 가지 문서들을 조회하고 같은 자료를 동시에 확인할 수 있게 됐다. 태블릿 PC로도 문서를 활용할 수 있어 회의 자료를 종이 문서로 출력하거나 들고 다녀야 했던 번거로움에서도 자유로워졌다. 연구소와 영업부서 경우에도 월간 회의를 위해 공유 폴더를 활용하게 되자 불필요한 메일링이 사라졌다.

ECM 도입 후 개선된 넥센타이어 회의 모습. 종이 문서 없이도, 언제 어디서나 문서 열람이나 조회가 가능해졌다.

최찬도 차장은 “넥스를 통해 협업 프로세스를 구축하게 되면서 공유 시간의 제로화 그리고 페이퍼리스 환경에 더욱 다가갔다”며 “첫 도입 의도보다 훨씬 더 발전된 형태의 업무 환경이 형성된 것으로 앞으로도 ECM을 통한 조직 문화의 변혁을 기대하고 있다”고 강조했다.

넥센타이어는 현재 본사의 넥스 성공 도입 사례를 시작으로, 2018년 중국, 미국, 유럽 법인 및 체코 등 해외 테크니컬센터(TC)로 단계적 확산을 목표로 하고 있다. 넥센타이어는 앞으로도 국내외 지사들의 노하우 문서 통합 관리로 지식 콘텐츠 기반의 커뮤니케이션 환경을 제공. 물리적인 거리 및 시간적 제약 없는 업무 프로세스를 구축하여 정보화 시대에 적합한 경쟁력을 확보하는 글로벌 기업으로 자리매김할 것으로 예상한다.

그동안 넥센타이어는 해외 지사 간 잦은 협업에도 불구하고, 별도의 협업 프로세스를 확보하지 못해 문서 공유 시마다 불편함을 겪었다. 특히 아시아 권이 아닌 미국이나 유럽 등과 함께 프로젝트를 진행할 경우 지역 시간차에 따라 하루면 할 수 있는 업무도 3일 혹은 일주일까지 업무 지연이 발생하는 경우가 발생했다.